Agent ou agente de secrétariat

Numéro d'offre
9080
Période d'affichage

Du 13-09-2021 au 15-10-2021
 

Lieu de travail

Bureau du secrétaire général
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
 

Statut/Admissibilité

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Détails du poste
Classe 11
Taux horaire: 23,80$ à 27,94$
Salaire annuel: 43 464,27$ à 51 024,87$

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget: Fonctionnement  
Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

  1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
  2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
  3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
  4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
  5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
  6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
  7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
  8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
  9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité :            D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :        Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres :              Logiciels: Word, Excel, Outlook        

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
  • chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
     
À titre d'information

Autres logiciels utilisés : Adobe Acrobat, FileMaker, Constellio, Survey Monkey, Dilitrust Excec 

La personne collabore avec l’équipe du greffe pour effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives à la préparation et au suivi des séances du Conseil d’administration, du Conseil universitaire et du Comité exécutif et des comités en lien avec ces instances. Elle collabore également à la préparation d’autres activités (rencontres annuelles, activités de formation, etc.). Elle assure le suivi nécessaire à l’application de la procédure d’élaboration et de révision des documents normatifs de l’Université Laval. La personne collabore également dans l’application des procédures de nomination des doyens et doyennes (annuellement) et celles de l’élection au rectorat (aux 5 ans). 

Elle relève de l’adjointe à la secrétaire générale et assiste celle-ci dans divers travaux de secrétariat.

Plus particulièrement:

  • prépare des projets d’ordres du jour en fonction des sujets demandés par les différents vice-rectorats et selon une planification annuelle;
  •  collabore à la préparation des séances des instances et comités et aux différents suivis nécessaires;
  • rend disponible sur la plateforme sécurisée les documents afférents aux différentes séances des instances et en donne accès aux membres et aux groupes autorisés à en prendre connaissance selon les règles établies;
  • assiste aux séances des instances ou de ses comités selon les besoins, assume la préparation logistique et le soutien : réservation de la salle, commande les collations et repas, vérification des présences, prise de notes, rédaction de procès-verbaux;
  • inscrit les résolutions et les nominations dans les bases de données appropriées;
  • archive les dossiers des diverses séances des instances dans Constellio;
  • répond aux demandes de renseignements concernant les résolutions et documents afférents des séances;
  • développe des outils pour le suivi de la bonne marche des activités du greffe et de celles de la procédure d’élaboration et de révision des documents normatifs ;
  • collabore à la rédaction du cahier des procédures du Greffe;
  • Etc.

 

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Julie Émond
418-656-2131 poste 405732 ou julie.emond@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Postuler
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