Agent ou agente de secrétariat (sous la supervision d'un doyen ou d'une doyenne, LE-S-2025-07)
Description de fonction
Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Attributions caractéristiques
- Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
- Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
- Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
- Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
- Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
- Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
- Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
Autres logiciels utilisés: Powerpoint, One Note, Drupal (sites Web), GPB (bourses), Constellio, Majuscule (sites Web)
Poste pivot au cœur de la Faculté des lettres et des sciences humaines (FLSH), cette fonction a pour mission première de soutenir la doyenne dans l’exercice de ses responsabilités facultaires et institutionnelles. Par la diversité, et ultimement la profondeur de vos connaissances en secrétariat au décanat de la FLSH, vous jouerez de plus un rôle clé d’orientation, en guidant adéquatement l’ensemble des membres de la Faculté vers les bons processus et les ressources appropriées.
La Faculté des lettres et des sciences humaines regroupe le plus grand nombre de programmes offerts à l’Université Laval. Le corps enseignant, composé de plus de 300 membres, reflète bien la diversité de ses centres d’intérêt. La Faculté bénéficie également de plus de 4 millions de dollars en subventions de recherche annuellement. Grâce à ce financement, la communauté étudiante profite d’infrastructures de recherche et de création, lui permettant d’apprendre dans un environnement propice aux découvertes et aux explorations.
Vous souhaitez vous joindre à l’équipe de soutien administratif qui contribue à cette noble mission au quotidien¿? Prenez connaissance, ci-dessous, des responsabilités qui pourraient vous être attribuées si vous étiez sélectionné pour ce poste¿!
Notamment :
- Planifier et coordonner les rencontres de Cabinet, du Comité de direction, du Conseil facultaire. Recueillir les informations et les documents à soumettre, préparer les ordres du jour, les convocations, rédiger les procès-verbaux et assurer les suivis administratifs qui en découlent.
- Assurer le suivi des documents d’organisation facultaire : les plans de déploiement et de redressement des effectifs ; les demandes d’ouverture de postes, de recrutement et d’engagement du personnel professoral avec la correspondance s’y rattachant.
- À titre de membre du comité éditorial facultaire, intégrer du nouveau contenu sur le site Web facultaire et participer aux prises de décisions quant aux contenus des médias sociaux, en collaboration avec les professionnelles de promotion, de recrutement et de communication.
- Participer à la planification et à l’organisation des événements, des réceptions ainsi que des activités sous la responsabilité de la direction de la Faculté (correspondance, invitations, réservations de salles, choix des menus, etc.).
- Traiter les offres de bourses en utilisant un logiciel interne (affichage, pièces requises, relevés de notes authentifiés, signatures, et autres).
- Travailler en collaboration avec la directrice du développement philanthropique pour les différents Fonds de la Faculté (modalités de gestion, élaboration des critères de bourses à offrir, campagne spéciale).
- Traiter les demandes de réservations des locaux de réunions sous la juridiction de la Faculté.
- Assurer la responsabilité des tâches de secrétariat du décanat : accueil, courrier, gestion du courrier électronique, classement journalier ; rédiger la correspondance courante, compléter des formulaires administratifs, répondre aux demandes de réservation de salles et autres.
- Etc.
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca
Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:
Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca
Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.
Lieu de travail
Faculté des lettres et des sciences humaines
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec
Numéro d'offre: 17246
Période d'affichage : Du 29-01-2026 au 05-02-2026
Statut et admissibilité
Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
Détails du poste
Classe 11Taux horaire: 28.16$ à 33.54$
Salaire annuel: 51 426.64$ à 61 251.75$
Numéro de poste: 53966
Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
Budget: Fonctionnement