Coordonnatrice ou coordonnateur d'activités

Description du poste

Construction du nouveau bâtiment Institut nordique du Québec (INQ)

Sous la supervision hiérarchique de la directrice administrative et au développement de l’INQ (supérieur immédiat), la personne œuvrera au côté du directeur du projet de construction de l’INQ en vue de planifier, d’organiser, diriger et contrôler les activités d’acquisition et de déménagement du mobilier, des accessoires, de l’outillage et des équipements devant meubler le bâtiment à la fin de sa construction et pour sa mise en opération.

Vos responsabilités 

En collaboration avec le service des immeubles, la personne aura la responsabilité d’acquérir, de coordonner les déménagements et les installations du mobilier et des équipements scientifiques dans le nouveau complexe scientifique de l’Institut nordique du Québec. Pour ce, elle devra développer des outils de planification, de coordination, et de suivi des activités du projet en plus d’assurer l’interface entre les usagers (chercheurs) et les concepteurs du bâtiment dans l’identification des besoins en termes de mobilier et d’équipements spécialisés à prévoir dans le nouveau bâtiment. 

Elle assurera un contrôle rigoureux et constant de la saine utilisation des ressources financières et matérielles dédiées à cette activité et elle informera les responsables des problématiques/décisions susceptibles d’influencer le déroulement du projet. 

À cet effet, la personne assurera la planification, la coordination et l’élaboration des besoins en mobilier et équipements spécialisés de recherche auprès des chercheurs et des concepteurs du bâtiment, établira et assurera le respect de l’enveloppe budgétaire d’acquisition du mobilier et équipements spécialisés et en coordonnera l’acquisition (budget et échéancier).

En plus des responsabilités générales liées à la fonction, la personne :

• Recueille, analyse et traite des besoins des clientèles;
• Guide les clientèles dans le choix des équipements. Aide à préciser les besoins, à obtenir les biens et les services, et à résoudre des problèmes;
• Coordonne l’organisation du travail d’acquisition, d’installation ou de déménagement;
• Coordonne le comité de travail sur les infrastructures;
• Coordonne le travail de personnes affectées à la réalisation des activités, assure la qualité et la conformité du travail (des contrats d’approvisionnement). Assure la qualité du service à la clientèle;
• Gère les dossiers ou les fichiers relatifs au travail à effectuer pour le volet MAO-équipements, effectue les traitements et les mises à jour nécessaires;
• Fait des recommandations et documente;
• Acquiert, élabore et diffuse du matériel d’information ou de formation relatif aux équipements; explique ou rappelle les règles et les façons de faire;
• Élabore, suggère, modifie, documente, applique et interprète des règles, des procédures, des politiques;
• Gère l’utilisation de locaux, d’équipements ou de matériel, s’occupe de l’approvisionnement et des inventaires;
• Obtient des biens, des services; négocie des partenariats, des ententes, des arrangements. Établit et maintien des liens avec des organisations, des partenaires et des fournisseurs;
• Participe et coordonne la préparation des revues de projet ; soit les rapports d’avancement, les indicateurs de performance et la reddition de compte des activités du projet;
• Faire le suivi de la validation/approbation des livrables, maintient les registres des activités projet et en assurer leur suivi;
• Agit à titre de répondant administratif auprès des différents fournisseurs de services internes et externes et effectuera le suivi budgétaire des dépenses relatives au projet.
   

Description de fonction

Coordonnatrice ou coordonnateur d'activités

Exigences normales

Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et deux (2) années d’expérience pertinente.