Agent ou agente de bureau

Du 04-06-2025 au 18-06-2025
 

Service des finances
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec
 

Contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques  

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité :            D.E.P. dans une discipline appropriée
Expérience :        
Autres :                Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
   

Autres logiciels: Peoplesoft finances, Explo, Adobe Acrobat Pro, Drupal

Rattachée au secteur des ressources informationnelles et financières au Service des finances, l'agent ou l'agente de bureau a comme principale fonction d’offrir le support de première ligne aux personnes qui utilisent les applications PeopleSoft Finances et Explo. Cette personne joue un rôle clé dans la mission du Service des finances quant à sa prestation de services-conseils auprès des unités du campus. De plus, la personne aiguillera en deuxième ligne la clientèle vers les secteurs spécialisés du Service des finances pour les situations qui l’exigent. 

En complément, elle réalise aussi les demandes d’accès au logiciel PeopleSoft Finances et Explo qui consistent à attribuer les accès selon les demandes entrantes et à réaliser un processus annuel de vérification et mise à jour des accès. 

Elle est également responsable de supporter les unités du campus au maintien, support et modifications des matrices d’approbation.

Tâches et responsabilités:

• Répondre à la clientèle interne, filtrer les demandes, les assigner aux ressources ou au secteur approprié afin de les classer par ordre de priorité pour que la réponse aux clients soit faite dans un délai approprié; 
• Mettre les informations à jour dans le système de billetterie pour assurer une traçabilité et référence;
• Diagnostiquer et résoudre les problèmes de la clientèle via une diversité d’outils, de logiciels;
• Communiquer efficacement et documenter les résolutions;
• Documenter correctement les interactions entre les clients et les actions de résolution dans le système de billetterie;
• Mener des suivis internes jusqu’à ce que la demande soit résolue.

De plus, de manière occasionnelle et selon les projets en cours au Service des finances, la personne titulaire du poste sera amenée à collaborer à des projets porteurs au sein du service.
 

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.