Coordonnatrice ou coordonnateur d'opérations financières

Description du poste

La personne titulaire de ce poste relève de la directrice services administratifs et financiers. En regard des domaines d’affaires sous sa responsabilité, elle planifie, organise et contrôle les activités en matière des droits de scolarité offertes à l’ensemble des clientèles de l’Université. La personne s’assure que la qualité et la diversité des services offerts par les membres de son équipe rencontrent la vision globale de la direction dans ce domaine. Elle conseille son unité et ses partenaires internes sur les bonnes pratiques touchant la gestion du changement et la gestion des processus sous sa responsabilité. La personne aura à participer à l’établissement des orientations du secteur droits de scolarité.

Tâches et responsabilités principales :

• S’assure que la facturation des droits de scolarité et autres frais des étudiants de tous les cycles d’enseignement sont conformes aux lois, normes, politiques et directives y afférant.
• Gère et coordonne la facturation de tous les autres frais et programmes particuliers. S’assure de l’exactitude des règles spécifiques à chacun de ces programmes, des clientèles admissibles;
• Gère la facturation des organismes boursiers qui paient les droits de scolarité pour certains étudiants et fait appliquer les particularités respectives de chaque organisme;
• Fait appliquer la remise des cotisations perçues notamment aux associations étudiantes, aux fonds d’investissement étudiants et des dons à la Fondation de l’Université Laval;
• Gère et contrôle la perception des droits de scolarité des résidents en médecine auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) selon les ententes en vigueur et avec toutes les parties prenantes;
• Gère les demandes de remboursements de droits de scolarité des étudiants en conformité avec le Règlement sur les frais d’admission et d’inscription;
• Gère les litiges avec les étudiants et avec l’ombudsman. Élabore, rédige l’argumentaire et défend le dossier de refus auprès de l’étudiant et de l’ombudsman;
• Assure une qualité et une accessibilité de services pour les étudiants autant au niveau du service au comptoir, du service téléphonique, du courrier électronique, du système Capsule et du site Web. Assure la mise à jour de l’information à transmettre aux étudiants et la correspondance appropriée;
• Gère le personnel de son secteur en définissant les responsabilités, assurant l’encadrement, la répartition des tâches, la gestion des priorités, la formation et l’évaluation de rendement;
• Conseille en matière d’application des normes, règles, échéanciers et procédures ainsi que dans l’utilisation des systèmes financiers;
• Recueille, valide et interprète des données financières ou de l’information spécialisée, produit des rapports;
• Réalise différentes études, analyses statistiques. Effectue des prévisions, des simulations, des bilans et formule des recommandations;
• Collabore à la révision et à l’amélioration des processus et au développement des systèmes d’information;
• Négocie des partenariats, des ententes, des arrangements;
• Accomplit temporairement des tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Seront considérés comme des atouts :

• Détenir une expérience ou un diplôme de deuxième cycle en administration des affaires, en gestion ou autre discipline pertinente;
• Posséder une connaissance de la gestion des études, plus précisément des normes et des règles financières gouvernementales liées aux différentes clientèles;
• Maîtriser l’anglais à un niveau fonctionnel à l’oral et à l’écrit.
   

Description de fonction

Coordonnatrice ou coordonnateur d'opérations financières

Exigences normales

Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et trois (3) années d’expérience pertinente.