Classe: 11
Description de la fonction
Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.
Attributions caractéristiques
- Voit à l'organisation, la coordination et à la réalisation de l'ensemble des activités administratives propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.
- Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur.
- Répond aux demandes d'information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d'admission, d'inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels.
- Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité.
- Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'il ou qu'elle assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
- Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi.
- Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant l'information sur le programme et ses activités.
- Veille au respect et à l'application des règlements et procédures en vigueur à l'Université en liaison avec la gestion des études.
- Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité
D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée.
Expérience
Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Mise à jour le 05-06-2008