Agent ou agente de secrétariat

Du 15-05-2025 au 22-05-2025
 

Faculté des sciences sociales
Observatoire international sur les impacts sociaux et l'IA et du numérique
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec
 

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité :            D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :        Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres :                Logiciels: Word, Excel, Powerpoint, Teams  

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finances et RH, OneDrive/Sharepoint, Zoom

L’Obvia est un réseau de recherche interuniversitaire de plus de 250 chercheurs dont la gestion et la coordination est assurée à l’Université Laval, où est située son équipe opérationnelle.

La personne titulaire du poste assure un soutien administratif essentiel à la direction et aux membres de l’équipe opérationnelle. Elle joue un rôle clé dans le suivi et le bon fonctionnement des activités courantes de l’organisation.

Principales tâches et responsabilités :

• Participer à la coordination du Comité directeur, Comité exécutif, Comité scientifique et Comité sur les adhésions : organiser des rencontres, préparer les ordres du jour, assembler et préparer les documents requis et assure le suivi des échéanciers et des décisions prises ;
• Rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux, préparer des lettres, des synthèses d’information et divers documents pour la direction ;
• Maintenir à jour des bases de données internes, listes de contacts, bottins, procéduriers et certaines sections du site web ;
• Agir comme premier point de contact auprès de nouveaux interlocuteurs (demandes externes) ;
• Participer à l’envoi de diverses communications (informations aux nouveaux membres, attestations et confirmations) ;
• Participer à la gestion des agendas de la direction, planifier les déplacements, procéder aux réservations (transport, hébergement, inscriptions) ;
• Préparer des formulaires administratifs (rapports de dépenses, demandes de paiement, avances de voyage) ;
• Appuyer la gestion des appels à projets (réception et compilation des soumissions, envoi de lettres aux équipes, remerciements aux évaluateurs) ;
• Participer à la logistique d’événements (réservation de salles, gestion des attestations, remboursement des dépenses aux conférenciers, etc.).
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Marie-Hélène Labrecque
marie-helene.labrecque@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.