Commis aux fichiers informatisés

Du 13-06-2025 au 22-06-2025
 

Faculté de médecine
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec
 

Contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à assurer la cohérence et le traitement adéquat de l'information, de codifier et saisir les données au moyen d'un système informatisé.

Attributions caractéristiques

1. Reçoit les documents ou les requêtes, en fait l'analyse, vérifie l'exactitude et la conformité de l'information fournie à partir de procédures établies et au besoin, apporte des corrections avant d'appliquer le mode de traitement.
2. Interprète et sélectionne les informations à saisir, effectue, en respectant les délais, la codification, la saisie, le retrait, la modification de données sur les fichiers appropriés. Vérifie l'exactitude de ses travaux.
3. À l'aide des logiciels appropriés, procède à la formulation et à la mise en page de requêtes d'extraction.
4. Soumet des travaux à la production informatique et vérifie la conformité des résultats.
5. Assure la mise à jour des fichiers, des banques de données et des documents relatifs à son travail.
6. Communique avec les personnes requises afin de fournir ou obtenir les informations relatives à son travail.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité :           D.E.S.
Expérience :      
Autres :                

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. 
   

Le rôle principal de cette personne est d’effectuer des tâches administratives dans différents secteurs de la Faculté de médecine. Le principal mandat sera le triage et l’archivage de documents actuellement conservés dans des classeurs physiques pour le Département d'obstétrique, de gynécologie et de reproduction. 

Tâches et responsabilités: 

• Procède au tri de documents périmés vs ceux à archiver :
• Destruction de documents inactifs :
  • Identifier les dossiers inactifs (ex. dossiers de professeurs inactifs);
  • Vérifier les délais de conservation selon les règles en vigueur;
  • Procéder à la destruction sécurisée des documents autorisés.
• Archivage de documents :
  • Trier et organiser les documents à archiver;
  • Déposer les documents dans des boites d’archives;
  • Lister le contenu de chaque boîte selon certains critères;
  • Acheminer les boites à la Division des archives.
• Réorganisation des fichiers partagés sur le réseau;
• Effectue des tâches générales de bureau et fournit une assistance cléricale pour le Bureau des affaires 
• facultaires et pour l’équipe Finances et ressources humaines.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.