Agent ou agente de bureau

Du 03-07-2025 au 17-07-2025
 

Vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances
Direction des services au personnel
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec
 

Contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques  

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité :            D.E.P. en secrétariat ou D.E.P. dans une discipline appropriée
Expérience :        
Autres :                Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
   

• Effectuer la saisie des demandes de paiement de bourses aux étudiants dans le système RH et traiter les demandes de modifications (annule et remplace);
• Effectuer la saisie des demandes de paiement de travailleurs autonomes, de jetons de présence et de sujets volontaires dans le système RH;
• Valider la saisie des bourses et autres paiements à l’aide de fichiers Excel incluant la recherche de doublons;
• Effectuer la saisie des avis d’absence du personnel de l’Université dans le système RH;
• Valider les ententes de réduction d’horaire et d’achat de jours de congé du personnel administratif et en effectuer la saisie dans le système RH;
• Valider l’admissibilité de la prime de rétention des employés de soutien, préparer les versements de cette prime et traiter les demandes d’estimations des employés à l’aide de fichiers Excel;
• Etc.
   

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou 
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées.  La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.