Coordonnatrice ou coordonnateur aux événements et projets spéciaux

15-09-2023 au 01-10-2023

Observatoire international sur les impacts sociétaux de l’IA et du numérique (OBVIA)
Pavillon Charles-De Koninck
 

Affectation temporaire ou contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Classe 5
Échelle de traitement: 59 944$ à 90 277$
Code du poste: 69360
Date d'entrée en fonction: Dès que possible
Durée du contrat:¿ Deux ans avec possibilité de renouvellement
 

Coordonnatrice ou coordonnateur d'activités

Exigences normales
Note 

Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et deux (2) années d’expérience pertinente.
 

Faites carrière à l’Université Laval  

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. L’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission. 

L’Observatoire international sur les impacts sociétaux de l’IA et du numérique (OBVIA) est à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur aux événements et projets spéciaux. La personne sélectionnée sera responsable de planifier, organiser et coordonner les évènements (en personne, virtuels et hybrides) de l’OBVIA et de sa communauté de recherche. De plus, elle ou il peut être appelé(e) à coordonner ou à participer à certains projets ou mandats spéciaux. 

En plus des tâches principales à la fonction, La coordonnatrice ou le coordonnateur est notamment amené(e) à réaliser les tâches suivantes : 

• Participer à l’élaboration de l’offre de services pour soutenir la communauté de recherche de l’OBVIA dans l’organisation d’événements (conférence, colloque, forum, webinaire, etc.) ainsi que recueillir, analyser et traiter les besoins des différentes parties prenantes du réseau et des partenaires;
• Agir à titre de personne ressource dans la planification et le déroulement des événements;
• Assurer la planification et l’exécution logistique des événements selon les standards définis, incluant notamment l’établissement des échéanciers, la définition des besoins, la coordination des ressources, le partage et la diffusion de l’information interne, le soutien et l’encadrement des partenaires et collaborateurs;
• Soutenir les responsables scientifiques dans l’élaboration des programmations, assurer les communications avec les conférencières et conférenciers et les partenaires, assurer les suivis auprès des participantes et participants;
• Coordonner avec l’équipe de communication la promotion, l’information et la publicité relative aux événements, participer à l’élaboration des stratégies et à la rédaction des contenus;
• Préparer des propositions budgétaires des événements pour la direction, assurer les relations avec les fournisseurs externes (hôtels, salles, imprimeurs, technique, traiteurs, etc.), contrôler le suivi du budget et coordonner les opérations liées au paiement des fournisseurs et au remboursement des collaborateurs;
• Coordonner le suivi interne et externe post-évènements, développer et administrer des outils d’évaluation et préparer des bilans des événements, recevoir les commentaires et formuler des recommandations dans une perspective d’évolution continue;
• Collaborer au développement ou à l’amélioration d’outils et processus pour assurer la planification et la coordination logistique des évènements;
• Coordonner la participation et la visibilité de membres de l’OBVIA à des événements externes au Québec, au Canada et à l’international;
• Participer à l'exécution de recherches de base, à la réalisation d'études de faisabilité et d'autres activités ou plans nécessaires à la mise en œuvre d’éventuels évènements ou projets spéciaux;
• Soutenir la direction et l’équipe opérationnelle afin de planifier et mettre en œuvre des projets spéciaux ou demandes ponctuelles connexes.

Profil recherché et atouts :

• Expérience en gestion d'événements ;
• Très bonne capacité à évoluer dans des environnements variés et parfois complexes, à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément, flexibilité des horaires en fonction des périodes ; 
• Très bonne capacité au travail en équipe, à soutenir des équipes diverses et à coordonner la réalisation de tâches au sein d’une équipe ; 
• Excellente capacité de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais ;
• Connaissance du milieu de la recherche universitaire, un atout ;
• Expérience en gestion des opérations budgétaires et administratives, un atout.

Vos conditions d’emploi ULaval

• Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience pertinente reconnue et la scolarité; 
• Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l’employeur de l’ordre de 9,5% et employé de 8,8%; 
• Programme d’assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage; 
• 23 jours de vacances annuellement en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement; 
• Horaire d’été allégé;  
• Horaire flexible de 35h/semaine; 
• Programme de conciliation travail-vie personnelle; 
• Possibilité de financement pour entreprendre des études; 
• Un campus vibrant et actif propice au développement professionnel et à la promotion des saines habitudes de vie et plus encore!