Coordonnatrice ou coordonnateur à l'administration

Du 24-04-2025 au 01-05-2025
 

Faculté de philosophie
Pavillon Félix-Antoine-Savard
Ville de Québec
 

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. L’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.
 

Affectation temporaire ou contrat temporaire
Ouvert à tous
 

Classe 7
Échelle de traitement: 62 210$ à 106 274$
Code du poste: 71350
Date d'entrée en fonction: Dès que possible
Durée du contrat: Jusqu'au 30 avril 2026 avec possibilité de prolongation
 

Coordonnatrice ou coordonnateur à l'administration

Exigences normales

Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et quatre (4) années d’expérience pertinente.
 

Un nouveau défi professionnel au cœur de la réflexion humaine !

S’engager pour la Faculté de philosophie de l’Université Laval, c’est intégrer un milieu profondément humain, animé par une mission intellectuelle riche et ouverte sur les enjeux fondamentaux de l’expérience humaine. C’est aussi bénéficier d’un espace de travail lumineux, situé au cœur du campus, avec un bureau ergonomique individuel fermé et une vue imprenable sur le Grand Axe universitaire !

Vous pensez avoir le profil ? 

Vous êtes animé(e) par le désir d’apprendre et de vous développer professionnellement, tout en faisant preuve d’une excellente capacité d’organisation et d’un réel esprit de collaboration?

Votre rigueur, votre sens de l’initiative et votre aptitude à structurer les processus de façon efficace font partie de vos forces reconnues? Ce mandat vous offre l’occasion idéale de mettre vos compétences au service d’une équipe engagée, dans un environnement à la fois stimulant, humain et bienveillant.

Votre mandat 

En collaboration avec la directrice exécutive, la coordonnatrice ou le coordonnateur en administration joue un rôle clé dans des projets stratégiques, l’optimisation des processus administratifs et financiers, ainsi que dans la mise en œuvre d’une culture d’amélioration continue. Il ou elle conseille la direction et le doyen sur divers projets facultaires, tout en soutenant le développement de l’équipe multidisciplinaire. Le mandat inclut également la participation à des ateliers d’optimisation et des activités de team building, ainsi que l’expérimentation de nouvelles approches pour renforcer cette culture.

Volet budgétaire

• Participe à l’analyse, la préparation et la révision du budget de la Faculté, en proposant des outils de gestion pour optimiser le suivi des budgets, des effectifs et des projets.
• Consolide les données financières, identifie les écarts et propose des actions correctives.
• Accompagne les professeurs dans la gestion des budgets de recherche, assure la conformité aux règles et participe aux évaluations des projets facultaires.
• Gère le suivi des projets d’investissement et des contributions facultaires, en assurant la planification et l’organisation.
• Vérifie, approuve et assure l’admissibilité des dépenses (rapports, paiements, achats), et effectue le suivi des masses salariales et des bourses.
• Prépare les documents pour les comités facultaires et valide les contrats liés aux chargés de cours et auxiliaires.
• Contribue à l’amélioration continue des processus au sein de la Faculté et de l'institution.

Volet administratif et gestion des ressources humaines

• Coordonne la gestion d’une équipe multidisciplinaire (7-11 personnes) en veillant à l’accueil, aux évaluations, aux horaires, au télétravail, aux vacances et aux politiques de rémunération, tout en favorisant un environnement de travail harmonieux et flexible.
• Assure un rôle-conseil clé en matière d’application des conventions collectives (SCCCUL, SEUL, APAPUL) et veille au respect des échéanciers, garantissant ainsi la conformité et l’efficacité des processus.
• S’implique activement dans le développement de l’équipe, en participant à des initiatives de co-développement, de formation continue et d’innovation administrative pour renforcer la cohésion et la performance.
• Contribue aux réflexions stratégiques pour identifier des leviers d'efficacité et optimise l’organisation du travail afin de maximiser la productivité et la collaboration au sein de l’équipe multidisciplinaire.

Atouts :

• Bonne compréhension du fonctionnement universitaire, incluant la structure, les processus et les conventions collectives.
• Maîtrise des outils logiciels tels qu’Explo, MS Office, ainsi que PeopleSoft (finance et ressources humaines).
• Certifications en méthodologie Lean.

Horaire de travail flexible et hybride.

Particularité du poste :  Une prime de gestion de personnel de 5,95 % est accordée pour la supervision d’une équipe de 7 à 11 personnes, conformément à la convention collective APAPUL en vigueur.
 

Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience pertinente reconnue et la scolarité.

• Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l’employeur de l’ordre de 9,5% et employé de 8,8%
• Programme d’assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage
• 23 jours de vacances annuellement en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement
• Horaire d’été allégé 
• Horaire flexible de 35h/semaine
• Programme de conciliation travail et vie personnelle
• Environnement de travail propice au développement professionnel
• Possibilité de financement pour entreprendre des études
• Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie
   

Valorisant l’équité, la diversité et l’excellence, l’Université Laval s’engage fermement à offrir à l’ensemble de son personnel un milieu de travail et de vie empreint d’une culture inclusive. Pour l’Université Laval, la diversité est source de richesse et nous encourageons les personnes qualifiées de toute origine, tout sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.

L’Université Laval souscrit également à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les membres d’une minorité visible ou ethnique, les personnes autochtones  et les personnes handicapées. Veuillez noter que des mesures d’adaptation des outils de sélection peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins, et ce, en toute confidentialité. Conformément aux exigences de l’immigration canadienne, la priorité sera accordée aux personnes qualifiées ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent. 
 

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre dans un seul fichier une lettre de présentation ainsi qu'un curriculum vitae récent.

Pour information complémentaire ou si vous souhaitez obtenir des mesures d’adaptation, communiquez avec Éloïse Proulx, eloise.proulx@vrrh.ulaval.ca